UŽITOČNÉ  FORMULÁRE  PRE  VAŠU  ÚČTOVNÍCKU  PRÁCU

ROZHOVOR

predstavenie jednotlivých pomôcok

Miroslav, čo ste vytvorili? O aké pomôcky sa konkrétne jedná a pre koho sú určené?

Sú to pomôcky, ktoré dlhodobo používam pri svojej práci a sú to pomôcky, ktoré dokážu zjednodušiť a zefektívniť každodennú prácu či už v rámci účtovníctva alebo pri spracovaní miezd. Vytváral som ich podľa svojich individuálnych potrieb od jednoduchej formy až postupným dolaďovaním a pridávaním funkcií k viac sofistikovaným pomôckam. V súčasnej dobe mám „v obehu“, resp. ponúkam širokejúčtovníckej verejnosti tri takéto pomôcky: Evidencia dochádzky, Registračný formulár zamestnancaEvidencia účtovníka.

Čo Vás priviedlo k tomu, aby ste tieto pomôcky vytvárali a následne ich dali ďalej aj svojim kolegom či konkurencii – ako to mnoho účtovníkov považuje?

Tieto pomôcky som pôvodne vytváral pre moju potrebu v mojej účtovnej kanceláriia keďže som si myslel, že by mohli osloviť aj mojich kolegov účtovníkov a kolegyne účtovníčky (ktorých nepovažujem za konkurenciu), rozhodol som sa ich dať k dispozícii aj pre nich.

K tomuto rozhodnutiu som dospel po uverejnení jednoduchej evidencie dochádzky(ver. 1.0), kde bolo možné evidovať odpracované hodiny počas pracovných dní s evidenciou čerpania dochádzky. O tento formulár bol veľmi veľký záujem. Formulár bol k dispozícii voľne na stiahnutie a za pár dní si ho stiahlo viac ako 800 záujemcov. Postupne som formulár dolaďoval a dopĺňal.

K podstatnému prepracovaniu formulára evidencie dochádzky došlo začiatkom mája tohto roku (ver. 2.0), keď nastala povinnosť evidovať a preplácať náhrady za odpracované soboty, nedele, sviatky a príplatky za hodiny odpracované v noci. Zároveň som sa rozhodol do formulára pridať aj evidenciu nadčasov.

A aby to bolo komplexné, doplnil som do formulára (ver.3.0) aj možnosť evidencie neprítomnosti zamestnanca, evidencie služobných ciest a aj evidenciu čerpania stravných lístkov.

Poďme konkrétne. Máme tu spolu 3 produkty. Prvým vaším produktom je „Evidencia dochádzky“ – aká je toto pomôcka a čo ňou získame?

Okrem funkcií, ktoré spomínam vyššie, formulár Evidencia dochádzky existuje pre zamestnancov bez nadčasov a pre zamestnancov s nadčasmi.  V oboch typoch formulára je prepracovaná kontrola vzájomných väzieb, a dynamické dopĺňanie alebo označovanie potrebných údajov.

Napríklad po zadaní mesiaca a roku dôjde k automatickému označeniu pracovných dní (modré), sobôt (zelené), nediel (oranžové) a sviatkov (červené) podľa pracovného kalendára. Formulár zobrazuje nielen „pevné“ sviatky, ale aj pohyblivé sviatky (veľkonočné) a dokonca aj tzv. „jednorazové“ sviatky.

Pri vyplnení mesiaca a roka zároveň dôjde, automaticky, v pravom hornom rohu k zobrazeniu fondu pracovného času konkrétneho mesiaca (počet pracovných dní a hodín, počet sviatkov, počet dní a hodín vrátane sviatkov). Takže nepotrebujete mať k dispozícii papierový plánovací kalendár s fondom pracovného času. Máte ho aktuálny priamo vo formulári.

V rozbaľovacom zozname môžete vybrať typ pracovného pomeru konkrétneho zamestnanca. K dispozícii sú všetky momentálne existujúce typy pracovného pomeru alebo iného vzťahu. Vo formulári je pole “Denný pracovný úväzok”, kam zadávate počet hodín úväzku zamestnanca. Tento údaj slúži na kontrolu denného úväzku a to tak, že pokiaľ úväzok v niektorý deň prekročíte, súčet pracovných hodín sa zobrazí červenou farbou. Pokiaľ v poli “Povolené nadčasy” zadáte rozsah povolených nadčasov, v zmysle Zákonníka práce dôjde automaticky ku kontrole nadčasov zamestnanca.

Pri prekročení sa pole v riadku SPOLU odpracované hodiny nadčasov zobrazí červenou farbou. Takto jednoducho si v daný deň rozdelíte hodiny do časti klasického pracovného času a do časti nadčasových hodín.  Zároveň máte prehľad, koľko nadčasov zamestnanec odpracoval nielen počas aktuálneho mesiaca, ale aj počas celého roka.

V časti “Neprítomnosť” zadávate evidenciu Dovoleniek, Náhradného voľna, Práceneschopnosti, Ošetrovného, Služobnej cesty. Aj tu existuje prehľad, koľko dní dovolenky, náhradného voľna, ošetrovného zamestnanec čerpal počas mesiaca, ale aj to, koľko vyčerpal počas celého roka.

Okrem evidencie neprítomnosti je možné vo formulári evidovať poskytovanie a čerpanie stravných lístkov. Rovnako aj tu existuje automatická kontrola a to tak, že pokiaľ počet odpracovaných hodín cez deň presiahne hodnotu 4 hodiny, pole “Stravné lístky” sa v tento deň zvýrazní.

Takto získate prehľad, kedy mal mať zamestnanec poskytnutý stravný lístok alebo stravné. Zároveň máte prehľad, koľko stravných lístkov má k dispozícii zamestnanec na konci mesiaca a podľa toho mu môžete krátiť stravné lístky do ďalšieho mesiaca.

Všetky údaje, ktoré formulár ukazuje na konci mesiaca, jednoducho prenesiete do nového mesiaca ako počiatočné stavy nového mesiaca.

Formulár evidencie dochádzky je možné použiť opakovane pre neobmedzený počet zamestnancov jedného zamestnávateľa. Do jedného formulára formátu A4 (z dôvodu optimálneho tlačového výstupu) je možné zadať údaje:

– od jedného do troch zamestnancov v prípade zamestnancov s nadčasmi,

– alebo od jedného do štyroch zamestnancov v prípade zamestnancov bez nadčasov.

Možno sa niekomu zdá formulár dochádzky na prvý pohľad ako komplikovaný, ale vo formulári sa vypĺňajú len žlté polia, ktoré sú nevyhnutné na správny výpočet. Ostatné polia formulára sú uzamknuté proti vykonávaniu neoprávnených zmien. Klienti, ktorí formulár používajú, si ho pochvaľujú a vôbec ho nepovažujú za zložitý. Pokiaľ nie je niečo zrozumiteľné, stačí podržať kurzor nad každým poľom a zobrazí sa vám popis, alebo návod, čo je potrebné do poľa napísať.

Chcem si objednať Evidenciu dochádzky

Druhým produktom je „Registračná karta zamestnanca“. Aké funkcie a vymoženosti získame s touto pomôckou?

Uzatvorením pracovnej zmluvy alebo dohody medzi zamestnancom a zamestnávateľom povinnosti zamestnávateľa rozhodne nekončia. Práve naopak. Zamestnávateľovi okrem mesačných povinností vzniká celý rad povinností nielen pri vzniku pracovného pomeru, ale aj pri jeho ukončení.

Všetky povinnosti sú limitované časom splnenia a nedodržanie termínu alebo opomenutie splnenia si niektorých z týchto povinností môže mať veľmi nepríjemné dôsledky vo vymeraní vysokých pokút a sankcií zo strany kontrolných orgánov.

Každý účtovník a hlavne mzdový účtovník alebo personalista veľmi dobre vie, aké vysoké sankcie plynú za akékoľvek pochybenie čo sa týka neskorého prihlásenia alebo odhlásenia zamestnanca či dohodára v poisťovniach a pod..

Práve na tento účel je vhodný formulár Registračná karta zamestnanca, ktorý si stačí vytlačiť pri vzniku (alebo pred vznikom) pracovného pomeru či dohody a mať ho ako súčasť osobného spisu zamestnanca. Formulár je vo formáte MS Excela môžete si ho samozrejme vypĺňať v počítači alebo si ho môžete vytlačiť a vyplniť ručne.

V hornej časti sú údaje o zamestnávateľovi, meno a priezvisko zamestnanca, dátum vzniku zmluvy alebo dohody (pri ukončení dátum ukončenia zmluvy alebo dohody).

V ľavej časti sú všetky povinnosti rozdelené podľa toho, či sa jedná o povinnosť v súvislosti so vznikom pracovného pomeru alebo dohody, alebo o povinnosť v súvislosti s ukončením pracovného pomeru alebo dohody.

Po vybratí druhu pracovného pomeru alebo typu dohody z rozbaľovacieho zoznamu dôjde v strednej časti k automatickému dynamickému vyplneniu a popisu jednotlivých povinností aj s uvedením termínu, dokedy je potrebné uvedenú povinnosť splniť.

Posledný stĺpec „Dátum splnenia“ slúži na vyznačenie si dátumu, kedy ste konkrétnu povinnosť splnili. Takto máte prehľad, kedy ste napríklad odoslali prihlášky do sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní a pod. a nemôže sa vám stať, že opomeniete splniť niektorú z povinností.

Chcem si objednať Registračnú kartu zamestnanca

Posledným tretím produktom je „Evidencia účtovníka“. Čo sa skrýva pod touto pomôckou?

V minulosti som dlhší čas rozmýšľal nad tým, ako odsledovať všetky povinnosti, ktoré mám u každého klienta splniť, kedy som ich splnil, či som to alebo ono už urobil, odoslal a pod.. Mal som u každého klienta samostatnú evidenciu, do ktorej som si tieto veci značil.

Pripadalo mi to veľmi komplikované, ťažkopádne a hlavne veľmi neprehľadné. Vždy som musel ísť hľadať do šanóna u konkrétneho klienta poznámky alebo kontrolovať, či je všetko tak, ako má byť, čo sa týka spracovania, splnenia alebo odoslania nejakého formulára či tlačiva.

Vytvoril som preto túto pomôcku pod názvom Evidencia účtovníka, kde máte pohromade v rámci jedného hárka všetkých klientov a navyše vždy k dispozícii len na jeden klik myšou.

V tejto pomôcke máte pohromade všetky účtovné jednotky, ktorými spracovávate účtovníctvo. Pole s účtovnými jednotkami môžete veľmi jednoducho filtrovať a vybrať si akékoľvek účtovné jednotky alebo len účtovnú jednotku, ktorú potrebujete.

Následne z rozbaľovacieho zoznamu môžete vybrať jednotlivé povinnosti, ktoré sa vyskytujú v našej praxi. Tieto povinnosti  sa automaticky načítavajú zo samostatného zoznamu kategórií, ktorý si môžete upravovať podľa potreby (kategórie, ktoré nepoužívate, môžete zmazať, kategórie, ktoré v zozname nie sú, si môžete jednoducho pridávať).

Aj toto pole môžete filtrovať a vybrať ktorékoľvek kategórie alebo len kategóriu, ktorú potrebujete. Takto si môžete vybrať napríklad povinnosť „daň z motorových vozidiel“ u všetkých klientov a pekne vidíte, ako máte u každého klienta povinnosť splnenú, alebo v akom štádiu rozpracovania sa táto povinnosť nachádza.

Môžete si jednoducho vyfiltrovať obdobie, ktoré vás zaujíma. Vyberiete si napríklad všetky povinnosti, ktoré sa týkajú roka 2018, alebo povinnosti, ktoré sa týkajú mesiaca október, alebo povinnosti konkrétneho dňa.

Rovnako nie je problém poznačiť si dátum začatia a termín dokončenia nejakej povinnosti a tu uviesť  dátum, kedy sa má povinnosť alebo úloha začať vykonávať a kedy sa má ukončiť, prípadne kedy bola začatá a ukončená. Pole môžete filtrovať a vybrať dátumy, dni, mesiace a roky, ktoré potrebujete.

Formulár automaticky vyplní počet zostávajúcich dní vypočítaných ako rozdiel medzi TERMÍNOM DOKONČENIA a AKTUÁLNYM DŇOM. Pri otvorení formulára sa vám každý deň zobrazí aktuálny počet dní do splnenia úlohy. (Toto pole neodporúčam prepísať, nakoľko prestane fungovať funkcia výpočtu dní). Aj toto pole môžete filtrovať a vybrať dni, o ktorých potrebujete mať prehľad.

Veľmi dôležitá a užitočná funkcia formulára je STAV. V tejto časti si môžete vybrať aktuálny stav splnenia povinnosti alebo úlohy. Vyberáte ho z rozbaľovacieho zoznamu. Pri výbere konkrétneho stavu sa celý riadok vyfarbí podľa stavu, v akom stave je povinnosť alebo úloha.

Takže máte aj vizuálne jednotlivé druhy rozlíšené. Pole môžete filtrovať a vybrať stav alebo stavy,  ktoré potrebujete. Vpravo vo formulári sa navyše nachádza menu s tlačítkami, kde môžete rýchlo vybrať stav splnenia úloh všetkých účtovných jednotiek (tzv. „rýchly filter“). Takto si môžete napríklad vybrať stav „Na odoslanie“ a uvidíte všetky povinnosti, ktoré sú pripravené na odoslanie.

Ku každej úlohe alebo povinnosti si môžete pridať vlastnú poznámku. Aj toto pole môžete filtrovať podľa konkrétnej poznámky.

Formulár samozrejme môžete vytlačiť. Tlačovú zostavu je možné vytvoriť buď bez použitia filtrácie  alebo s využitím ktorejkoľvek filtrácie prípadne s použitím kombinácií filtrácií. Takže si napríklad môžete pre každú účtovnú jednotku vytlačiť samostatnú zostavu napríklad len s nesplnenými úlohami.

Chcem si objednať Evidenciu účtovníka

Aký je postup v prípade, že niekto má záujem o Vaše produkty? Čo je potrebné urobiť? Napísať Vám alebo sa niekam registrovať?

Pokiaľ má niekto záujem o ktorúkoľvek z vyššie spomínaných pomôcok, môže ich nájsť na mojej web stránke www.agrico.sk/formulare/ s podrobným popisom, fotografiami, video-prezentáciou a v prípade Evidencia dochádzky aj s DEMO verziou, ktorú si záujemcovia môžu stiahnuť a vyskúšať.

Aká je cena pomôcok? Sú v rovnakej cene alebo je medzi nimi rozdiel podľa náročnosti vytvorenia?

Ceny sú veľmi symbolické a určite nezodpovedajú náročnosti a hlavne času, ktorý som na vytvorenie pomôcok obetoval. V prípade formulára Evidencia dochádzky sú ceny odstupňované podľa druhu formulára a cena začína od 2,50 eur v prípade dochádzky pre jedného zamestnanca bez nadčasov až po 5,00 eur v prípade evidencie pre troch zamestnancov s nadčasmi.

Cena Registračnej karty zamestnanca je 2,90 eur a formulár je možné použiť pre neobmedzený počet zamestnancov jednej firmy. Je možné objednať si aj multi-verzie pre účtovné firmy, ktoré spracovávajú mzdy pre viac firiem. U multi-verzie sú ceny nižšie ako pri verzii pre jedného zamestnávateľa.

Formulár Evidencia účtovníka je za 4,90 €. Takže za 1 až 2 kávy môžete mať pomôcku, ktorú určite využijete. Všetky ceny a modifikácie sú taktiež uvedené na moje web stránke.